אנונימיזציה של מסמכים לפני העלאה

תכונת האנונימיזציה בפולי מסייעת בצמצום פרטים מזהים ישירים ממסמכים המועלים למאגרי מידע. התכונה זמינה למנויים במסלול עורכי דין. הפעלת התכונה היא הגדרה מקדימה המתבצעת לפני העלאת הקבצים: הקובץ מועבר לשרת ושם מתבצע העיבוד, ולא באמצעות התממה מקומית על גבי המכשיר לפני השידור. עבודה עם חומרים רגישים מחייבת בדיקה מקדימה של סמכות ההעלאה, חובות החיסיון וכללי הסודיות המקצועית. במדריך זה תלמדו כיצד פועל המנגנון, מה עולה בגורלו של קובץ המקור בשרת, כיצד להפעיל את ההגדרה בממשק וכיצד לבדוק את התוצאה.

בדיקה מקדימה: סודיות, חיסיון והרשאה להעלאה

לפני הפעלת התכונה והעלאת חומרים למערכת, עליכם לקבל החלטה מושכלת בדבר ההרשאה להעלותם:

• היעדר הגנה אוטומטית כברירת מחדל: אין להניח שהעלאת מסמך בטוחה או מותרת כברירת מחדל. עליכם לבחון האם קיימת הרשאה בדין, הסכמת לקוח או צו שיפוטי כגון איסור פרסום החל על החומרים שברשותכם.
• אופי העיבוד: התהליך אינו מבוצע באופן מקומי במכשיר שלכם בלבד (On-device processing). קובץ המקור נשלח לשרת, ושם מתבצע תהליך ההתממה.
• היעדר הבטחה לזיהוי מושלם: אלגוריתם ההתממה מזהה דפוסים נפוצים, אך אינו מבטיח איתור מלא של כל פרט מזהה ישיר או עקיף.
• אחריות מקצועית: השימוש בתכונה אינו מהווה תחליף לעמידה בהוראות הדין, בכללי האתיקה ובחובות חיסיון עורך דין-לקוח. האחריות על חשיפת מידע חלה במלואה על המשתמשים.

מחזור חיי הקובץ: מחיקת המקור בשרת ושמירת עותק מקומי

כדי לפעול בצורה בטוחה, חשוב להכיר את שלבי הטיפול בקובץ:

• החלפת פרטים מזהים בתגיות: המערכת מחליפה שמות, מספרי תעודת זהות, מספרי טלפון וכתובות בתגיות מבניות, כגון [שם_1], [ת.ז.] ו-[טלפון]. צורת התגיות בפועל עשויה להשתנות.
• מחיקה לצמיתות של קובץ המקור מהשרת: מיד לאחר סיום עיבוד ההתממה, קובץ המקור שהועלה נמחק לצמיתות משרתי פולי. במאגר המידע נשמר אך ורק העותק המותמם.
• אין אפשרות שחזור בממשק: המערכת אינה מציעה אפשרות לשחזר את קובץ המקור שנמחק או לבטל את פעולת ההתממה לאחר שהושלמה. מרגע סיום העיבוד, לא ניתן להחזיר את הפרטים המזהים המקוריים לקובץ דרך הממשק.
• שמירת עותק מקומי במחשבכם: מחיקת הקובץ בשרת אינה נוגעת לקובץ המקור השמור במחשבכם ואינה מוחקת אותו. אם אתם מורשים להחזיק בקובץ המקורי, ודאו שאתם שומרים עותק מקומי מאובטח ברשת המשרדית שלכם, שכן לא תוכלו להוריד שוב את קובץ המקור מפולי.

תחולת ההגדרה והתנהגות המתג בדפדפן

מצב האנונימיזציה מנוהל באמצעות מתג ייעודי בממשק:

• הגדרה מתמידה בדפדפן: מצב המתג נשמר ברמת הדפדפן ומשותף לכל נקודות העלאת הקבצים באותו דפדפן. כאשר האנונימיזציה מופעלת, היא תישאר פעילה גם במעבר בין מאגרי מידע שונים ובכניסות הבאות מאותו דפדפן. בדקו תמיד את מצב המתג לפני כל העלאה חדשה.
• גם בהעלאה מחוץ לחלון ההגדרות: ההגדרה חלה גם בגרירת קבצים לשיחה או למסך היצירה ובהדבקת קבצים לתיבת הבקשה במסך היצירה. בדקו את המתג מראש: המקור יימחק לאחר העיבוד גם במסלולים אלה. הודעת מעלה קובץ עם אנונימיזציה... מעידה שההעלאה נשלחה עם ההגדרה, לא שהבדיקה והעיבוד הושלמו.
• תחולה על קבצים חדשים בלבד: ההגדרה חלה אך ורק על קבצים שמועלים בזמן שהמתג פעיל.
• היעדר השפעה רטרואקטיבית: קבצים שהועלו בעבר למאגרי מידע ללא אנונימיזציה אינם מושפעים מהפעלת המתג במועד מאוחר יותר.
• כיבוי המתג אינו משחזר קבצים: כיבוי המתג מונע התממה של קבצים חדשים שיועלו בהמשך, אך אינו משחזר או מבטל קבצים שכבר עברו אנונימיזציה.

הפעלת התכונה והעלאת קבצים

כדי להעלות מסמך מותמם למאגר מידע:

1. 1

   היכנסו אל מאגר המידע הרצוי, או פתחו את מסך ההגדרות של המאגר בלשונית קובץ.

2. 2

   אתרו את המתג אנונימיזציה של מסמכים חדשים .

   לחצו להגדלה

3. 3

   העבירו את המתג למצב פעיל.

4. 4

   בהפעלה הראשונה באותו דפדפן יוצג חלון אישור בשם הפעלת אנונימיזציה . קראו את המידע על מחיקת קובץ המקור לצמיתות והחלפת המזהים.

   לחצו להגדלה

5. 5

   לחצו על כפתור האישור הפעלת אנונימיזציה. אם אינכם מעוניינים להפעיל את התכונה, לחצו על ביטול והמתג יישאר כבוי.

6. 6

   ודאו שמופיע באזור ההעלאה החיווי אנונימיזציה פעילה, ואז גררו קבצים או בחרו אותם מהמחשב. אם יש במאגר קבצים רגילים, מופיעה גם ההערה האנונימיזציה לא תחול על המסמכים שכבר במאגר.

7. 7

   המתינו להשלמת העיבוד ולסיום חיווי ההתקדמות לצד הקובץ. בקובץ מוכן לא מוצגת תווית סטטוס. בפרטי קובץ מותמם מופיעה ההודעה המסמך מותמם: הקובץ המקורי לא נשמר, ורק הגרסה המותממת זמינה להורדה. בדקו את התוכן עצמו; הודעה זו אינה מבטיחה שכל המזהים הוסרו.

בדיקת התוצאה והתמודדות עם מזהים שנותרו

לאחר סיום העיבוד, יש לבדוק את התוצר לפני הסתמכות עליו בעבודה:

1. 1
   אם קובץ מותמם זמין להורדה בממשק עבור הפורמט שהועלה, הורידו אותו ובדקו אותו. אם הממשק הזמין אינו מאפשר לכם לבדוק את הקובץ המעובד, אל תסתמכו עליו לפני בדיקה עצמאית; פנו לתמיכה לקבלת הנחיות.
2. 2
   ודאו שהשמות, הכתובות ומספרי הזיהוי הישירים אכן הוחלפו בתגיות.
3. 3
   סרקו את הטקסט בחיפוש אחר מזהים עקיפים שהאלגוריתם עשוי להחמיץ: שמות ייחודיים של חברות, תאריכים מיוחדים, מספרי הליכים משפטיים, מספרי גוש וחלקה או פרטים נסיבתיים שעלולים להסגיר את זהות המעורבים.
4. 4
   אם גיליתם שפרטים מזהים נותרו במסמך, הפסיקו מיד את השימוש בחומרים אלה במסגרת השיחות או המסמכים, הסירו את מקור המידע הבעייתי ממאגר המידע בהתאם לצורך, והכינו מראש מסמך מושחר ומורשה להעלאה. שימו לב: הסרת הקובץ מהמאגר אינה מוחקת אוטומטית עותקים שכבר הופקו בטיוטות, תשובות קודמות של הסוכן או היסטוריית פעילות בחשבון.

דוגמה מעשית לעיבוד מסמך

דוגמה זו מובאת לצורכי המחשה בלבד. תגיות ההחלפה, אופן הניסוח ורמת הזיהוי בפועל עשויים להשתנות לפי מבנה המסמך ואינם מהווים הבטחה לזיהוי מדויק או מלא של כל פרט מזהה.

טקסט המקור לפני העלאה:

"התובע, ישראל ישראלי, בעל ת.ז. 012345678, מתגורר ברחוב הרצל 15 בתל אביב, טלפון 050-1234567. הנתבעת, שרה כהן, מתגוררת ברחוב ויצמן 4 בירושלים."

המחשה אפשרית של הטקסט לאחר התממה (לרבות תגית כתובת לדוגמה בלבד):

"התובע, [שם_1], בעל ת.ז. [ת.ז.], מתגורר ברחוב [כתובת], טלפון [טלפון]. הנתבעת, [שם_2], מתגוררת ברחוב [כתובת]."

בדוגמה זו ניתן לראות כיצד התגיות המבניות שומרות על ההבחנה בין הצדדים ([שם_1] לעומת [שם_2]), ובכך מסייעות בצמצום מזהים ישירים תוך שמירה על היגיון הטענות, מבלי להבטיח אנונימיות מוחלטת או מניעה ודאית של זיהוי עקיף. אם כתב הטענות כולל שמות ייחודיים של מעסיקים, עדים ספציפיים או תיאור עובדתי נקודתי ויוצא דופן, על המשתמשים לוודא שהפרטים הללו אינם חושפים את הצדדים בעקיפין.