יצירת מאגר מידע והוספת מקורות

מאגר מידע בפולי הוא מתחם ייעודי המרכז חומרי רקע, קובצי מקור, נתונים וקישורים חיצוניים, שבאמצעותם סוכנים מבצעים תחקיר ומבססים תוכן. במדריך זה תלמדו על הרעיון העומד מאחורי מאגרי המידע, כיצד ליצור מאגר, כיצד להוסיף אליו תכנים, כיצד לעקוב אחר סטטוס העיבוד וכיצד לנהל את המקורות בצורה מסודרת.

באיזה כלי כדאי להשתמש?

אפשר לשלב מאגר מידע עם חיפוש חיצוני, אך יש לבדוק אילו מקורות תומכים בפועל בכל טענה.

הרעיון מאחורי מאגר המידע: שימוש חוזר בחומרי רקע

מאגר מידע פועל בדומה לתיקייה מרכזית של חומרי רקע המיועדת לשימוש חוזר. במקום להעלות מחדש קבצים בכל משימה, מרכזים את החומרים פעם אחת במאגר, וניתן לחבר אותו למסמכים או לשיחות לפי הצורך:

• בהקשר משפטי: ריכוז חומרי תיק (כגון כתבי טענות, ראיות והסכמים) במאגר ייעודי, לצורך חיבורו למסמכים ולשיחות הנוגעים לאותו תיק ללא העלאה חוזרת.
• בהקשר אקדמי: העלאת מאמרי מחקר, סיכומים ונתונים למאגר המחובר לכתיבת עבודה או תזה.
• בהקשר עסקי ומקצועי: ריכוז נהלים, מסמכי מדיניות או דוחות שוק המשמשים בסיס עובדתי למגוון תוצרים.

חיבור מאגר המידע למסמך או לשיחה מתבצע בהתאם לצורך, וקיומו בחשבון או בפרויקט אינו מזין אוטומטית כל משימה. להרחבה על בחירת המאגר והפעלתו ראו שימוש במאגרי מידע במסמך ובשיחה עם הסוכן.

קובץ מקור המועלה למאגר מידע אינו הופך אוטומטית למסמך הניתן לעריכה בפרויקט, אלא נשמר כחומר עזר שהסוכן יכול לקרוא, להצליב ולצטט.

דרכי גישה ויצירת מאגר מידע

בפולי עומדות לרשותכם מספר דרכים ליצירה ולניהול של מאגרי מידע, כאשר הדרך הנפוצה ביותר מתבצעת ישירות מתהליך היצירה:

1. 1

   בעת יצירה חדשה:

   • במסך יצירת מסמך חדש, תוכלו ללחוץ על הכפתור צירוף קבצים .

   לחצו להגדלה

   • לחיצה זו פותחת את תפריט מאגר המידע ומאפשרת לצרף קבצים, קישורים או מקורות ביבליוגרפיים לתהליך היצירה. פעולה זו יוצרת מאגר מידע המלווה את היצירה ומשמש את הסוכן לתחקיר ולביסוס הטקסט.
2. 2

   מתוך פרויקט קיים:

   • בסרגל הפרויקט, תחת אזור מאגרי מידע, לחצו על מאגר מידע חדש.
   • בחלון שנפתח, בלשונית צור חדש, הזינו שם בשדה שם מאגר המידע ולחצו על הכפתור צור מאגר מידע.

   לחצו להגדלה

   • לאחר יצירת המאגר ייפתח מסך ההגדרות שלו, שבו תוכלו להוסיף מקורות מיד.
   • כדי לחזור אל מסך הניהול של מאגר קיים המשויך לפרויקט, פתחו את תפריט המאגר ולחצו על הגדרות.
3. 3

   דרך פרופיל המשתמש:

   • תוכלו לנהל את כלל מאגרי המידע בחשבונכם גם מחוץ לפרויקט ספציפי, באמצעות כניסה למסך הניהול כאן.
   • במסך זה מוצגת רשימת כל המאגרים שלכם, וניתן לפתוח את הגדרותיהם או ליצור מאגרים חדשים.

   לחצו להגדלה

גרירה והדבקה של קבצים

• במסך היצירה, בתבנית התומכת במאגרי מידע, אפשר לגרור קבצים אל הטופס או להדביק קבצים מהלוח לתיבת הבקשה באמצעות Ctrl+V (או Cmd+V במק). אם לא נבחר מאגר, ייווצר מאגר חדש. אם נבחרו מאגרים, הקבצים יתווספו למאגר הראשון בבחירה. בדקו את היעד לפני ההעלאה.
• בחלונית השיחה עם הסוכן אפשר לגרור קבצים אל השיחה רק כאשר מאגר מידע מחובר. הקבצים יתווספו אליו. ללא מאגר מחובר מוצגת ההודעה יש ליצור מאגר מידע תחילה; הגרירה אינה יוצרת מאגר אוטומטית. צרו מאגר או בחרו מאגר קיים לפני הגרירה.

אם הפעלתם אנונימיזציה באותו דפדפן, ההגדרה חלה גם בהעלאה באמצעות גרירה או הדבקה. בדקו אותה מראש, במיוחד לפני העלאת חומר רגיש.

הוספת מקורות למאגר

במסך ההגדרות של מאגר המידע מופיע לוח הוספה הכולל שלוש לשוניות: קובץ, קישור וביבליוגרפיה.

העלאת קבצים

לחצו להגדלה

בלשונית קובץ תוכלו לצרף מסמכים וחומרי מדיה ישירות מהמחשב:

• העלאה: השתמשו באזור המסומן גררו קבצים לכאן / בחרו מהמחשב. כאשר מוסיפים קבצים למאגר קיים, תהליך ההעלאה והעיבוד מתחיל מיד עם בחירת הקבצים.
• מגבלות גודל וכמות:
  • עד 30 מסמכים או פריטים לכל מאגר מידע.
  • נפח מרבי של עד 100 מגה-בייט (MB) לקובץ מסמך, נתונים או מדיה.
  • נפח מרבי של עד 20 מגה-בייט (MB) לקובץ תמונה.
• פורמטים נתמכים:
  • מסמכים וטקסט: pdf, docx, doc, pptx, ppt, xlsx, csv, md, txt, json, jsonl, eml, msg.
  • תמונות: png, jpg, jpeg.
  • אודיו ווידאו: mp3, wav, m4a, mp4, ogg, opus.
• תמלול קובצי שמע ווידאו (MP4): קובצי שמע וכן קובצי וידאו בפורמט mp4 מתומללים באופן אוטומטי בעת העיבוד, כדי לאפשר לסוכן גישה לתוכן המדובר לצורכי עיון, תחקיר וציטוט.

התמלול מיועד לשימוש הסוכן בתוכן המדובר. להורדה, פתחו את פרטי הפריט וחפשו את פעולת ההורדה הזמינה לאחר העיבוד; הורדת הקובץ אינה בהכרח הורדת תמליל נפרד. אם אתם זקוקים לעותק תמליל ולא מוצגת אפשרות מתאימה, פנו לתמיכה לקבלת הנחיות. אין להניח שהעלאת וידאו משמעה ניתוח התוכן החזותי שלו.

הוספת קישורים מהרשת

בלשונית קישור תוכלו להזין כתובות אינטרנט של דפים ומאמרים ברשת:

1. 1
   הדביקו קישורים מלאים הכוללים פרוטוקול תקין (http:// או https://). ניתן להדביק מספר קישורים בזה אחר זה.
2. 2
   לחצו על הכפתור הוספה.
3. 3
   המערכת תטען את תוכן הדפים ותוסיף אותם לרשימת המקורות של המאגר.

לחצו להגדלה

איתור ביבליוגרפיה

לשונית ביבליוגרפיה מיועדת לאיתור מקורות אקדמיים ומאמרי מחקר ברשת ולצירופם הישיר למאגר. סוכן הביבליוגרפיה שואף לאתר קישורים פתוחים ומאמרים מלאים, אך לעיתים ייתכנו אי דיוקים בתוצאות. להנחיות מפורטות על שימוש בלשונית זו, עברו אל איתור מאמרים מרשימת מקורות.

מעקב אחר סטטוס עיבוד

ברשימת המקורות עשויים להופיע חיוויים כגון מעלה קובץ, מכין מסמך או מחפש קובץ. כאשר עיבוד הפריט מסתיים בהצלחה, לא מוצגת לצדו תווית סטטוס. שגיאה מציינת כשל בעיבוד; לא נמצא עותק מציינת שלא אותר עותק בחיפוש ביבליוגרפי.

בנפרד, בסרגל הפרויקט מוצג חיווי מסכם למאגר כולו: מעבד, מוכן או שגיאה. אל תבלבלו בין חיווי המאגר לבין מצבו של קובץ מסוים.

המתינו להשלמת העיבוד לפני שאלות המבוססות על המקור. במקרה של שגיאה, בדקו את תקינות הקובץ, הרשאות הגישה לקישור ומגבלות ההעלאה לפני ניסיון נוסף. אין הבטחה שכל העלאה תצליח.

שיקולי סודיות ואנונימיזציה בעת העלאה

בדקו הרשאה להעלאת החומר לפני בחירת הקבצים. במסלול עורכי דין אפשר להפעיל אנונימיזציה, אך היא מתבצעת בשרת ואינה מבטיחה הסרת כל פרט מזהה. המקור בשרת נמחק לצמיתות לאחר העיבוד. לפני ההפעלה קראו את אנונימיזציה של מסמכים לפני העלאה.

ניהול שוטף של מקורות במאגר

ברשימת המקורות במסך ההגדרות של המאגר, תוכלו לנהל את הפריטים הקיימים:

מאגרי מידע אינם כוללים אפשרות שיתוף עם משתמשים אחרים.

• שינוי שם: אפשר לשנות שם של קובץ שעיבודו הסתיים. אפשרות זו אינה חלה על קישורים.
• הסרת מקור: אפשר להסיר קובץ או קישור ממאגר המידע. הפריט יוסר מהמאגר, אך ההסרה אינה מוחקת טקסטים, ציטוטים או תשובות שכבר נוצרו ממנו. בדקו בנפרד תוצרים קיימים.
• הורדת קובץ: כאשר אפשרות ההורדה זמינה, אפשר להוריד קובץ ממסך פרטיו או באמצעות סמל ההורדה לצד שם הקובץ בסרגל הפרויקט. בקבצים שעברו אנונימיזציה, הקובץ המקורי שהועלה נמחק לצמיתות מהמערכת (העותק המקומי במחשבכם אינו מושפע), ובמקומו ניתן להוריד את הגרסה המותממת בלבד באמצעות האפשרות הורדת הקובץ המותמם.

הנחיות לגבי הבדלים בין הסרת שיוך של מאגר מידע מפרויקט לבין מחיקת המאגר כולו לצמיתות מפורטות במדריך ניהול מסמכים וחומרים בפרויקט.

דוגמה מעשית: הכנת מאגר מקורות לסקירה מקצועית

נניח שאתם מכינים סקירה השוואתית בנושא שיטות עבודה בניהול פרויקטים ורוצים לבסס אותה על מקורות רקע. תהליך העבודה יתבצע כך:

1. 1
   יצירת המאגר: בסרגל הפרויקט, תחת אזור מאגרי מידע, לוחצים על מאגר מידע חדש. בלשונית צור חדש מזינים את השם "תחקיר שיטות ניהול 2026" בשדה שם מאגר המידע ולוחצים על צור מאגר מידע.
2. 2
   העלאת קובצי רקע: בלוח ההוספה, תחת לשונית קובץ, גוררים לאזור גררו קבצים לכאן / בחרו מהמחשב שני מדריכים מקצועיים בפורמט PDF וקובץ נתוני סקר בפורמט XLSX.
3. 3
   צירוף קישורים: עוברים ללשונית קישור, מדביקים קישורים לשלושה מאמרי רשת רלוונטיים ולוחצים על הוספה.
4. 4
   בדיקת מוכנות: ממתינים להשלמת העיבוד של כל הפריטים ולסיום חיוויי ההתקדמות ברשימת המקורות. אם אחד הקישורים הציג סטטוס שגיאה, מסירים אותו ומזינים קישור ישיר לדף פתוח.
5. 5
   תחילת עבודה עם הסוכן: כעת, כאשר המקורות עובדו בהצלחה והמאגר מחובר, ממשיכים ביצירת המסמך או פותחים שיחה מול הסוכן, ומבקשים ממנו לסכם את הממצאים או להשוות בין השיטות תוך הפניה מדויקת למקורות שהועלו.