ניהול מסמכים וחומרים בפרויקט

פרויקט בפולי מרכז שלושה מרכיבים נפרדים: מסמכים הניתנים לעריכה, מאגרי מידע המשמשים מקורות רקע, ושיחות עם הסוכן. קובץ מקור המועלה למאגר אינו הופך אוטומטית למסמך הניתן לעריכה, והסוכן אינו ניגש באופן אוטומטי לכל חומר בפרויקט ללא הקשר מתאים. במדריך זה תלמדו כיצד להוסיף מסמכים לפרויקט, כיצד לשייך מאגרי מידע, וכיצד לנהל או להסיר פריטים בצורה מסודרת ובטוחה.

מסמכים מול מאגרי מידע: מתי להשתמש בכל מסלול

כדי לשמור על עבודה מסודרת, המערכת מפרידה בין תוצרים שאתם כותבים ועורכים ישירות לבין חומרי עזר ומקורות תחקיר:

הוספת מסמכים לפרויקט

כדי להוסיף מסמך לפרויקט, הרחיבו את הפרויקט הרצוי בסרגל הצד, עברו לאזור מסמכים ולחצו על הוספת מסמך. בתפריט שנפתח מופיעות ארבע אפשרויות:

לחצו להגדלה

• מסמך בעזרת פולי: פותח את מחולל המסמכים המבוסס על תבניות (מובנות או אישיות) עם הקשר הפרויקט הנוכחי, ללא צורך בשיחה עם סוכן. להנחיות מלאות על בחירת תבניות והפקת מסמכים עברו אל יצירת המסמך הראשון.

• מסמך ריק: יוצר ופותח מיד קובץ מרקדאון ריק לכתיבה עצמאית מאפס, ללא צורך בבחירת תבנית או ביצירת טקסט מקדים בידי סוכן.

• מסמך קיים: פותח את החלון הוספת מסמך קיים לפרויקט. בחלון זה ניתן לבחור תוצאות טקסט זמינות מההיסטוריה בעזרת השדה חיפוש במסמכים... או באמצעות לחיצה על טען עוד. לחיצה ישירה על תוצאה מצרפת אותה מיד ללא אישור נוסף. פעולה זו יוצרת עותק הניתן לעריכה באופן עצמאי ונפרד מהגרסה האחרונה של התוכן, ולא העברה של הקובץ המקורי, סנכרון חי, צירוף מאגר מידע ששימש ביצירה המקורית או פתיחת שיחה.

  לחצו להגדלה

• העלאת קובץ CSV: מסלול ייעודי להעלאת קובץ טבלאי מקומי בפורמט CSV ולצפייה בו בתוך הפרויקט, להבדיל מייבוא כללי של מסמכי Word או PDF.

לפרטים על עיצוב הטקסט והעבודה בעורך קראו את עריכת מסמך ושמירה אוטומטית.

שיוך והגדרת מאגרי מידע

חומרי רקע, קובצי מחקר ומסמכי מקור מרוכזים בנפרד תחת אזור מאגרי מידע. קובץ מקור המועלה למאגר מידע אינו מומר אוטומטית למסמך הניתן לעריכה תחת מסמכים.

כדי לשייך מאגר מידע לפרויקט:

1. 1

   באזור מאגרי מידע, לחצו על הכפתור מאגר מידע חדש.

2. 2

   בחלון שנפתח בחרו בלשונית הרצויה:

   • צור חדש: הזינו שם בשדה שם מאגר המידע ולחצו על צור מאגר מידע. מיד לאחר מכן ייפתח מסך ההגדרות של המאגר.
   • קיים: בלשונית זו מופיעים מאגרי המידע הקיימים בחשבונכם. ניתן לאתר מאגר באמצעות השדה חיפוש במאגרים... ולבחור בו. פעולה זו משייכת את המאגר הקיים לפרויקט ואינה יוצרת עותק מקומי נפרד.

   לחצו להגדלה

3. 3

   להעלאת קבצים למאגר, גשו לתפריט המאגר ולחצו על הגדרות. באזור ההעלאה השתמשו באפשרות גררו קבצים לכאן / בחרו מהמחשב. במאגר קיים ההעלאה מתחילה מיד עם בחירת הקבצים.

4. 4

   לצד קובץ מופיעים מצבי ביניים כגון מעלה קובץ או מכין מסמך. לאחר עיבוד מוצלח תווית המצב נעלמת והקובץ זמין לשימוש. שגיאה מציינת כשל בעיבוד, ולא נמצא עותק מציינת שלא אותר עותק בחיפוש ביבליוגרפי. החיוויים מעבד, מוכן ושגיאה לצד מאגר המידע בסרגל הפרויקט מסכמים את מצב המאגר כולו, ולא את מצבו של קובץ יחיד.

להסבר מלא על סוגי קבצים נתמכים ואפשרויות הגדרה עברו אל יצירת מאגר מידע והוספת מקורות. להבנת שילוב המקורות בתשובות הסוכן קראו את שיחות עם הסוכן בפרויקט.

ניהול, שינוי שם ומחיקה

כדי לשמור על שלמות החומרים בפרויקט, חשוב להכיר את ההבדלים בין פעולות במסמכים לפעולות במאגרי מידע:

• שינוי שם של מסמך: לחצו על תפריט אפשרויות למסמך לצד שם המסמך, בחרו שינוי שם , עדכנו את השם ולחצו על שמור שינויים (או הקישו Enter). פעולה זו מעדכנת את שם קובץ המסמך בלבד. כותרת של שיחה מתעדכנת בנפרד ואינה משפיעה על שם המסמך.

  לחצו להגדלה

• מחיקת מסמך: בחירה במחיקה בתפריט המסמך פותחת חלון אישור בשם מחיקת מסמך. אישור הפעולה מוחק את קובץ המסמך עצמו מהפרויקט ולא רק מסיר את שיוכו. בדקו היטב את הפרטים בחלון האישור והימנעו ממחיקה ללא צורך ממשי.

• הסרת מאגר מידע לעומת מחיקה לצמיתות: בתפריט מאגר המידע מופיעה האפשרות הסרה מהפרויקט. כברירת מחדל, פעולה זו מסירה את השיוך של המאגר מהפרויקט בלבד. בחלון האישור מופיעה תיבת סימון שאינה מסומנת כברירת מחדל: למחוק גם את מאגר המידע לצמיתות. סימון תיבה זו מוחק את מאגר המידע עצמו ואת קובצי המקור שבו ולא רק את השיוך לפרויקט. אין לתרגל מחיקה זו ללא צורך ממשי.

• שינוי שם של מאגר מידע: שינוי שמו של מאגר מידע מעדכן את שם המאגר ברמת החשבון כולו, ולא ככינוי מקומי השייך לפרויקט מסוים בלבד.