תרגום וייצוא ל-Word ול-PDF

במהלך העבודה על מסמכים בפולי, באפשרותכם לצפות בתוכן בשפות שונות וכן להוריד עותק חיצוני בפורמט Word או PDF. שתי הפעולות הללו משלימות זו את זו, אך אינן תלויות זו בזו: תרגום המסמך לתצוגה אינו מחייב הורדה, וייצוא לקובץ מתבצע ישירות מסרגל הכלים של המסמך. במדריך זה תלמדו כיצד להחליף שפת תצוגה, כיצד לייצא את המסמך תוך וידוא שמיוצאת הגרסה הנכונה, וכיצד להגדיר תבנית משרדית והעדפות ייצוא להפניות.

בחירת שפת תצוגה ותרגום

שפת המקור של המסמכים בפולי היא עברית. כדי לסקור את תוכן המסמך בשפה נוספת לצורכי קריאה, בדיקה או שיתוף, עומד לרשותכם בורר שפות בסרגל הכלים העליון:

1. 1

   אתרו בסרגל הכלים של המסמך את בורר השפה .

2. 2

   בחרו את שפת היעד הרצויה מתוך האפשרויות: עברית, English, Русский או العربية.

   לחצו להגדלה

3. 3

   בעת בחירת שפה זרה, ייתכן עיבוד שרת לצורך תרגום התוכן, ואם קיים כבר תרגום שמור הוא ייטען ישירות. יש להמתין לסיום טעינת התצוגה.

חשוב להכיר את מאפייני תצוגת התרגום:

• תצוגה לקריאה בלבד: התצוגה המתורגמת מיועדת לעיון בלבד. היא אינה מחליפה או דורסת את מסמך המקור בעברית, ואינה יוצרת מסמך חדש הניתן לעריכה ישירה.
• עריכה ישירה בעברית: כדי להמשיך לערוך, להוסיף תוכן או לבצע שינויים ידניים במסמך, עליכם להחזיר את הבורר למצב עברית. למידע נוסף על כלי העריכה, עיינו במדריך עריכת מסמך ושמירה אוטומטית.

ייצוא והורדה כקובץ Word או PDF

כאשר אתם מעוניינים להוריד עותק של המסמך למחשבכם, תוכלו להשתמש בכפתורי הייצוא בסרגל הכלים: סמל קובץ Word בשם שמירת המסמך כקובץ וורד , וסמל קובץ PDF בשם שמירת המסמך כקובץ PDF .

לחצו להגדלה

כדי לייצא את המסמך:

1. 1
   בחרו את שפת התצוגה הרצויה (עברית או שפה מתורגמת) שבה תרצו להפיק את הקובץ.
2. 2
   לחצו על כפתור הפורמט הרצוי (שמירת המסמך כקובץ וורד או שמירת המסמך כקובץ PDF).
3. 3
   במסלול פולי משפט, אם הוגדרה בחשבונכם תבנית משרדית פעילה, ייפתח תפריט לבחירה בין עם תבנית המשרד לבין ללא תבנית המשרד. אם לא הוגדרה תבנית משרדית פעילה, ההורדה תחל ישירות ללא תפריט זה.

דגשים לבדיקת הקובץ והגרסה:

• ייצוא מתבסס על הגרסה האחרונה שנשמרה אוטומטית: לפני ההורדה המתינו לחיווי נשמר. בייצוא של קובץ פרויקט ל-Word, המערכת קוראת את הגרסה השמורה האחרונה בשרת, ולא טיוטה מקומית שטרם נשמרה. אם אתם צופים בגרסה היסטורית מוקדמת בעורך, ייצוא Word של קובץ הפרויקט לא יפיק את הגרסה הישנה שמוצגת על המסך אלא את הגרסה העדכנית ביותר של המסמך. לכן, אם עיינתם בגרסה קודמת, חזרו לגרסה האחרונה לפני ביצוע הייצוא.
• בדיקת הקובץ שהורד: לאחר ההורדה, מומלץ לפתוח את הקובץ בתוכנת Word או בתוכנת הצגת PDF ולוודא שכל חלקי המסמך, הטקסט והעימוד מופיעים כראוי.

הגדרת תבנית משרדית והעדפות ייצוא להפניות

בהגדרות הפרופיל עומדות לרשותכם אפשרויות מתקדמות להתאמת מבנה הקבצים המיוצאים:

• הבחנה בין תבנית משרדית לתבנית אישית: חשוב להבדיל בין שני מושגים שונים במערכת. יצירה ושימוש בתבניות אישיות משמשת להנחיית הסוכן ולהגדרת מבנה התוכן בעת יצירת מסמך חדש. לעומת זאת, תבנית משרדית היא תבנית עיצוב לקובצי Word, הקובעת מאפיינים חיצוניים כגון כותרות עליונות ותחתונות, לוגו, שוליים וגופנים בעת הייצוא.
• העלאת תבנית וורד מותאמת אישית, במסלול פולי משפט בלבד: תחת אזור הפרופיל העדפות, ניתן להעלות קובץ תבנית עבור תבנית וורד מותאמת אישית. לאחר ההעלאה, הקובץ מועבר לבדיקה ולאישור של צוות המערכת לפני הפעלתו, ואינו נכנס לשימוש מיידי ואוטומטי.
• העדפות ייצוא להפניות וציטוטים: באותו אזור העדפות תוכלו לקבוע כיצד יוצגו הפניות ביבליוגרפיות בקובצי Word מיוצאים. ניתן לבחור בין הצגת מקורות כרשימה בסוף המסמך לבין הערות שוליים בתחתית העמוד, וכן לבחור תוויות מזהות להפניות משפטיות. הגדרות אלו משפיעות אך ורק על מבנה הקובץ המיוצא ב-Word, ואינן משנות את תצוגת ההפניות בעורך המסמכים באתר.
• הסתרת מקורות והשפעתה על הייצוא: הכפתור הסתרת המקורות משנה את מצב הצגת המקורות במסמך כולו, ואינו מוחק מקור בודד. כאשר המקורות מוגדרים כמוסתרים, מצב זה נשמר ומשפיע גם על העתקת תוכן ועל ייצוא הקבצים, כך שהמקורות המוסתרים לא ייכללו בקובץ המיוצא. להרחבה על ניהול מקורות, עיינו במדריך בדיקה וניהול של הפניות וציטוטים.