עריכת מסמך ושמירה אוטומטית

לאחר יצירת מסמך בפרויקט, תוכלו לערוך את תוכנו ישירות בעורך המסמכים של פולי. עריכה ידנית מאפשרת לבצע תיקונים, להוסיף תוכן ולעצב את הפסקאות באופן מיידי, לצד עבודה משולבת עם הסוכן. במסמכים הניתנים לעריכה, המערכת שומרת את השינויים שלכם באופן אוטומטי ללא צורך בכפתור שמירה ידני. מדריך זה מפרט כיצד לערוך מסמכים, לעקוב אחר מצבי השמירה, לשחזר טיוטות מקומיות, להתמצא בגרסאות ולפתור התנגשויות עריכה.

עריכה ישירה ומעקב אחר מצב השמירה

עורך המסמכים מציג את תוכן המסמך ומאפשר עריכה ישירה בגוף הטקסט:

• הקלדה ועיצוב: לחצו בתוך גוף המסמך והקלידו ישירות. בראש אזור העריכה עומד לרשותכם סרגל עיצוב להדגשת טקסט, הגדרת כותרות, הוספת רשימות תבליטים ומספור, ושילוב קישורים וטבלאות.

  לחצו להגדלה

• עריכת Markdown: כפתור עריכת Markdown מאפשר לעבור בין תצוגה מעוצבת לתצוגת קוד מקור, לצורך עריכה מדויקת של מבנה המסמך ותגיות העיצוב.

• ניסוח מחדש של קטע נבחר: אם ברצונכם לשפר משפט או פסקה בעזרת בינה מלאכותית בלי להקליד ידנית, סמנו את הטקסט ועברו אל ניסוח מחדש של קטע נבחר.

בזמן העריכה, סרגל הבקרה בראש המסמך מציג את מצב השמירה העדכני:

• ממתין לשמירה: המערכת זיהתה שינויים חדשים וממתינה לרגע קצר של הפסקה בהקלדה כדי לרכז אותם ולשלוח לשרת.

• שומר...: הנתונים נשלחים לשרת ברגע זה.

• נשמר: השינויים נקלטו ואושרו בשרת בהצלחה.

• השמירה נכשלה: אירעה שגיאה בשמירה לשרת. במצב זה יופיע החיווי השמירה נכשלה. נסו שוב לביצוע ניסיון חוזר יזום.

• אין חיבור. השינויים טרם נשמרו: נותק החיבור לרשת. השינויים מגובים במכשירכם בלבד וממתינים לחידוש הקשר עם השרת.

• נדרשת בחירה בין שינויים: התגלתה התנגשות מול גרסה אחרת של המסמך הדורשת את הכרעתכם.

• תצוגת היסטוריה: מוצג כאשר אתם מעיינים בגרסה קודמת של המסמך.

  לחצו להגדלה

שימו לב כי עריכה ושמירה אוטומטית פעילות במסמכים עבריים הניתנים לעריכה. תצוגות מקדימות עם סימן מים או תצוגות מתורגמות עשויות להיות במצב קריאה בלבד. אם אתם צופים במסמך מתורגם, חזרו לעברית כדי לערוך אותו; אם עדיין אי אפשר לערוך, בדקו אם המסמך זמין לעריכה בחשבונכם.

גיבוי מקומי ושחזור טיוטות

בזמן העריכה, כאשר אחסון מקומי זמין, המערכת מנסה לשמור גיבוי בדפדפן במכשיר שבו אתם עובדים. גיבוי מקומי זה אינו אישור שמירה בשרת, אך הוא עשוי לסייע במקרה של סגירה פתאומית או ניתוק מהרשת. אם תנסו לסגור את הלשונית כאשר יש שינויים שטרם נשמרו, בעת ניתוק או בעת שגיאה, הדפדפן עשוי להציג התרעה על עזיבת הדף. כאשר החיבור לרשת מתחדש, המערכת מנסה לבצע שמירה מחודשת לשרת באופן מיידי.

אם פתחתם מסמך לאחר סגירה פתאומית ונמצאו שינויים שלא הגיעו לשרת, תופיע ההודעה נמצאה טיוטה שלא נשמרה בליווי ההסבר: "במכשיר הזה נשמרו שינויים שלא הגיעו לשרת. אפשר לשחזר אותם ולהמשיך מהנקודה שבה עצרתם." במצב זה תוכלו לבחור:

• שחזור הטיוטה: טוען את השינויים המקומיים בחזרה לעורך ומחדש את השמירה האוטומטית מול השרת.
• מחיקת הטיוטה: מוותר על השינויים המקומיים ומשאיר את המסמך במצבו השמור האחרון בשרת.

שמירה אוטומטית בפעולות מערכת ובפנייה לסוכן

אין צורך לחפש כפתור שמירה לפני כל פעולה במערכת. פעולות מרכזיות מבצעות שמירה אוטומטית של השינויים הממתינים לפני שהן ממשיכות:

• שליחת הודעה לסוכן: לפני שליחת פנייה בצ'אט, המערכת מנסה להשלים את שמירת השינויים במסמך. אם השמירה נכשלת (למשל עקב בעיית תקשורת), השליחה נחסמת ותופיע ההודעה: שמירת המסמך נכשלה. נסו שוב לפני שליחת ההודעה. להרחבה על עבודה משולבת, קראו על עבודה על מסמך בשיחה עם הסוכן.
• ייצוא, שיתוף ומעבר תצוגה: ייצוא לקובץ Word או PDF, ייצוא טבלאות, פתיחת חלונית השיתוף, החלפת שפת תצוגה או מעבר בין גרסאות מפעילים שמירה של השינויים הממתינים כאשר יש חיבור פעיל לשרת. בסיום העבודה תוכלו לעבור אל תרגום וייצוא ל-Word ול-PDF.

פעולות מקומיות מסוימות (כגון העתקת טקסט ללוח) אינן מפעילות שמירה יזומה בשרת, ולכן מומלץ לוודא שהחיווי הגיע למצב נשמר לפני עזיבת המסמך.

היסטוריית גרסאות, שחזור והתנגשויות

בלחיצה על בורר גרסה עם סמל השעון והחץ כלפי מטה תוכלו לעיין ברשימת הגרסאות של המסמך:

• התמצאות בגרסאות: הרשימה מציגה גרסאות ממוספרות, תאריכים, שעות, שמות מותאמים ותגיות מקור (כגון סוכן, שחזור או שמירה אוטומטית). המערכת מסמנת את הגרסה העדכנית ביותר כגרסה נוכחית, ואת הגרסה המוצגת כעת כגרסה בתצוגה. ניתן ללחוץ על טעינת גרסאות נוספות (ובמקרה של תקלה על ניסיון נוסף) כדי לצפות בגרסאות מוקדמות, וכן לערוך את שם הגרסה ישירות ברשימה. אם שינוי השם נכשל, תופיע הודעת השגיאה שינוי שם הגרסה נכשל. נסו שוב.

• צפייה לעומת שחזור: צפייה בגרסה קודמת היא במצב קריאה בלבד ואינה משנה את המסמך. כדי לראות מה השתנה ביחס לגרסה שקדמה לה, לחצו על השוואת שינויים (ההשוואה מתבצעת מול הגרסה שלפניה, ולא תמיד מול הגרסה הנוכחית).

  לחצו להגדלה

  בסרגל העליון תוכלו לבחור בין חזרה לגרסה האחרונה לבין שחזור גרסה . שימו לב: שחזור גרסה אינו דורס או מוחק גרסאות קודמות, אלא יוצר גרסה חדשה המבוססת על תוכן הגרסה שנבחרה.

  לחצו להגדלה

• פתרון התנגשות בין שינויים: אם המסמך עודכן במקביל (למשל בעקבות עדכון על ידי הסוכן או עריכה בחלון אחר) והמיזוג האוטומטי אינו מתאפשר, תופיע החלונית המסמך עודכן במקביל לצד החיווי נדרשת בחירה בין שינויים. בחלונית זו תוכלו לבחור בין שמירת הטיוטה שלי כגרסה חדשה, שימוש בגרסה האחרת, או ללחוץ על הצגת ההבדלים כדי להשוות ביניהן ולקבל החלטה.