יצירה ושימוש בתבניות אישיות

תבניות אישיות בפולי מאפשרות לכם לשמור מבני כתיבה קבועים או סגנון ניסוח ייחודי לשימוש חוזר בעת יצירת מסמכים חדשים. במקום להגדיר מחדש את מבנה המסמך או לחזור על הנחיות סגנון בכל פעם, תוכלו לבחור בתבנית אישית מתוך רשימת התבניות.

התבניות האישיות פרטיות לחשבונכם ואינן מתפרסמות למשתמשים אחרים.

חשוב להבחין בין תבניות כתיבה אישיות לבין תבניות עיצוב משרדיות, הזמינות במסלול פולי משפט בלבד: תבנית אישית מכוונת את תוכן הטקסט, מבנהו או סגנונו בזמן היצירה בפולי. לעומת זאת, תבניות עיצוב משרדיות מתייחסות לעיצוב המסמך בעת ייצוא לקובץ Word, ואינן קשורות לתוכן או לסגנון הכתיבה שמפיק פולי.

בחירת מסלול יצירה: ידני או אוטומטי

כדי להתחיל ביצירת תבנית אישית, פתחו את מסך מסמך חדש, לחצו על התפריט סוג המסמך המבוקש ובחרו באפשרות יצירת תבנית אישית. בחלונית שנפתחת תוכלו לבחור בין שני מצבים:

לחצו להגדלה

• ידני: מסלול שבו אתם מגדירים בעצמכם את תוכן התבנית, את המבנה המבוקש ואת ההנחיות הקבועות. בעת בחירת התבנית במסמך חדש, הטקסט השמור נטען לשדה הבקשה וניתן להתאמה לפני היצירה.
• אוטומטי: מסלול שבו פולי לומד את מאפייני הסגנון שלכם מתוך דוגמאות כתיבה קיימות ומחיל אותם על יצירת המסמך ברקע, בלי לשנות או להחליף את הטקסט שתקלידו בשדה הבקשה.

יצירת תבנית ידנית

מסלול זה מתאים לשלד קבוע של מסמך, שאלות מנחות או ראשי פרקים שאתם כוללים באופן שגרתי (כגון סיכום פגישה, תוכנית עבודה או סקירה מקצועית):

1. 1

   בחלונית יצירת התבנית, בחרו במצב ידני .

2. 2

   בשדה שם התבנית, הקלידו שם מזהה שיעזור לכם לאתר את התבנית ברשימה.

3. 3

   בשדה תיאור קצר (רשות), תוכלו להוסיף הסבר תמציתי על מטרת התבנית.

4. 4

   בשדה תוכן התבנית, הזינו את מבנה המסמך, ראשי הפרקים או ההנחיות הקבועות.

   לחצו להגדלה

5. 5

   אם תרצו לקבוע מאפיינים נוספים, פתחו את החלק הגדרות מתקדמות (ראו פירוט בהמשך).

6. 6

   לחצו על שמירה.

לאחר השמירה, התבנית זמינה לבחירה בתפריט סוגי המסמכים. בעת בחירתה, הטקסט שהגדרתם מוזן ישירות לשדה מה תרצו לכלול במסמך?, ותוכלו להוסיף עליו פרטים נקודתיים לפני לחיצה על כפתור היצירה.

יצירת תבנית סגנון אוטומטית מדוגמאות

מסלול זה מתאים כאשר אתם מעוניינים שפולי יתאים את אופי הכתיבה לדוגמאות קודמות שלכם, מבלי שתצטרכו לנסח כללי סגנון ידנית:

1. 1

   בחלונית יצירת התבנית, בחרו במצב אוטומטי .

2. 2

   הזינו שם התבנית ברור.

3. 3

   העלו לפחות שתי דוגמאות כתיבה תקינות שלכם (קובצי טקסט נפוצים כמו מסמכי Word או PDF), ובמידת הצורך תוכלו להעלות דוגמה שלישית במשבצת הנוספת. רצוי לבחור דוגמאות המייצגות היטב את סגנון הכתיבה הרצוי.

   לחצו להגדלה

4. 4

   לחצו על הכפתור יצירת סגנון. פולי ינתח את הדוגמאות ויפיק מהן את מאפייני הסגנון.

5. 5

   כאשר מופיע אישור על מוכנות הסגנון והתבנית נשמרה, לחצו על שימוש בתבנית כדי להחיל אותה על המסמך הנוכחי.

הסגנון האוטומטי מכוון את אופן הניסוח במהלך היצירה, אך הוא אינו מחליף מודל שפה, אינו מבטיח חיקוי מדויק לחלוטין ואינו מבטיח נכונות עובדתית של המידע. בניגוד לתבנית ידנית, תבנית סגנון פועלת ברקע לצד ההנחיות שתזינו בשדה מה תרצו לכלול במסמך?, ואינה דורסת את תוכן השדה.

אם תרצו לעדכן או להחליף סגנון שנלמד בעבר, פתחו את התבנית לעריכה דרך הכפתור עריכת תבנית, העלו דוגמאות כתיבה חדשות ולחצו שוב על יצירת סגנון. בחירה בקבצים חדשים בלבד אינה מעדכנת את הסגנון השמור ללא הפעלה מחדש של יצירת הסגנון. שימו לב שהחלונית אינה מציגה את קובצי הדוגמה הקודמים שהועלו.

הגדרות מתקדמות בתבנית (רשות)

במהלך יצירה או עריכה של תבנית אישית, תוכלו להרחיב את החלק הגדרות מתקדמות. הגדרות אלו הן אופציונליות ונשמרות יחד עם התבנית:

לחצו להגדלה

• סוג המסמך: סיווג ברירת המחדל של המסמך לצורך הכוונה מבנית.
• סגנון: קביעת אופי הכתיבה.
• טון: קביעת אופי הפנייה לקוראים.
• נקודת מבט: בחירת גוף הפנייה.
• משלב לשוני: קביעת רמת השפה המועדפת במסמך.
• חיפוש באינטרנט: הפעלה או כיבוי של איסוף מידע משלים מהרשת בעת היצירה.
• אורך (מספר מילים): הגדרת יעד אורך משוער. הגדרה זו משמשת כהנחיה כללית להיקף הרצוי ואינה מהווה התחייבות למספר מילים מדויק.

שימוש בתבנית וניהול תבניות שמורות

לאחר יצירת התבנית, תוכלו להשתמש בה ולנהל אותה:

• בחירה ושימוש במסמך חדש: לחצו על סוג המסמך המבוקש ובחרו בתבנית שיצרתם. בתבנית ידנית יוזן הטקסט לשדה הבקשה, ובתבנית סגנון יוחל הסגנון הנלמד על היצירה. לאחר מכן השלימו את הבקשה בשדה מה תרצו לכלול במסמך? ולחצו על כפתור היצירה שבתחתית הטופס.
• פעולות על תבנית פעילה: כאשר תבנית אישית פעילה במסמך, מופיעים לצדה שני כפתורים:
  • עריכת תבנית: פותח את פרטי התבנית לעדכון הטקסט, ההגדרות או להפקה מחדש של סגנון מדוגמאות.
  • הסרה מהמסמך: מסיים את השימוש בתבנית בטופס הנוכחי. פעולה זו מסירה את ההצמדה למסמך ואינה מוחקת את התבנית השמורה מחשבונכם.
• ניהול תבניות בפרופיל: לניהול מרוכז של כל התבניות השמורות בחשבון, לחצו על תמונת הפרופיל שלכם בסרגל העליון ועברו אל תבניות אישיות. במסך זה תוכלו לראות את התבניות שיצרתם, לערוך אותן, לשנות את שמן או למחוק תבניות שאינן נחוצות עוד. מחיקה מסירה את התבנית השמורה מהחשבון, ולכן יש לבדוק היטב את הבחירה לפני ביצוע פעולת מחיקה.