שיתוף מסמך בקישור וביטול השיתוף

פולי מאפשר ליצור קישור צפייה ציבורי למסמך פרויקט או לתוצאת טקסט שנוצרה בחשבון. קישור זה מיועד לקריאה בלבד, ללא צורך בהתחברות של הנמענים וללא הגדרת הרשאות צוות או הזמנה לעריכה משותפת. במדריך זה תלמדו מה כולל הקישור הציבורי, כיצד להפעיל אותו בצורה מבוקרת, וכיצד לבטל את הגישה כאשר השיתוף אינו נדרש עוד.

היקף החשיפה ואבטחת המידע

לפני הפעלת הקישור, חשוב להבין את מאפייני השיתוף הציבורי:

• צפייה פתוחה לכל מחזיק בקישור: כל מי שמקבל את הקישור או משיג גישה אליו יכול לצפות בתוכן. המערכת אינה דורשת אימות נמענים לשם צפייה.
• מסמך בודד בלבד: השיתוף חל אך ורק על הקובץ המסוים או על התוצאה המסוימת שעבורם הופעל הקישור. הוא אינו משתף את הפרויקט כולו, מסמכים נוספים או שיחות עם הסוכן.
• מקורות והפניות: קוראים בקישור הציבורי רואים את גוף המסמך ואת רשימת המקורות והציטוטים המשולבים בו. לקוראים אין אפשרות לערוך את הטקסט, להסיר ציטוטים או להסתיר מקורות. השיתוף אינו מעניק גישה ישירה אל מאגרי מידע שלמים המשויכים לפרויקט.
• בדיקת מידע רגיש: בדקו היטב את תוכן המסמך ואת פרטי המקורות לפני הפצת הקישור, והפעילו את השיתוף רק באופן מתוכנן ומכוון.

אם ברצונכם להעביר עותק סגור ללא קישור אינטרנטי פתוח, עברו אל תרגום וייצוא ל-Word ול-PDF.

הפעלת הקישור והעתקתו

כדי לשתף מסמך או תוצאה:

1. 1

   ודאו ששמרתם את כל השינויים המיועדים במסמך.

2. 2

   בסרגל העליון של המסמך או התוצאה, לחצו על הכפתור שיתוף מסמך .

3. 3

   בחלון שיתוף המסמך שנפתח, הפעילו את המתג הפוך את המסמך לציבורי. הממשק מציג תזכורת ברורה: "שיתוף המסמך יאפשר לכל מי שיש לו את הקישור לצפות בו".

   לחצו להגדלה

4. 4

   העתיקו את הקישור שנוצר והעבירו אותו לנמענים הרצויים.

   לחצו להגדלה

התנהגות התוכן בעת עדכון וביטול השיתוף

האופן שבו הקישור הציבורי מציג שינויים תלוי בסוג הפריט ששיתפתם:

• קובץ פרויקט: הקישור הציבורי אינו צילום מצב קבוע שננעל ברגע השיתוף. בעת טעינת הקישור מוצגת הגרסה השמורה העדכנית ביותר של הקובץ. לכן יש להמתין לחיווי נשמר לאחר שינויים רצויים, ולזכור כי עריכות נוספות שיישמרו בקובץ יופיעו בעת רענון הקישור.
• תוצאה שנוצרה: בתוצאת טקסט התצוגה בקישור הציבורי עשויה שלא להתעדכן מיד לאחר ביצוע שינוי במסמך. אם עדכנתם את התוצאה, מומלץ לפתוח את הקישור ולוודא שהשינויים אכן משתקפים בו.

כדי לבטל את הגישה הציבורית:

1. 1
   בסרגל העליון, לחצו שוב על הכפתור שיתוף מסמך .
2. 2
   בחלון שיתוף המסמך, כבו את המתג הפוך את המסמך לציבורי.

לאחר ביטול מוצלח, הקישור אינו מאפשר פתיחה ציבורית חדשה של המסמך. ודאו שהמתג כבוי וכי לא הופיעה הודעת שגיאה בחלון. שימו לב כי ביטול הגישה מונע כניסות עתידיות בלבד; הוא אינו מוחק או מאחזר מידע שנמענים כבר הספיקו לקרוא, להעתיק או לשמור במחשבם בעת שהקישור היה פעיל.