יצירת תרשימים וגרפים

תרשימים וגרפים מאפשרים להציג תהליכים מורכבים, מבנים היררכיים ונתונים כמותיים בצורה חזותית וברורה. בפולי תוכלו לקבל תרשימים הן במהלך שיחה ישירה עם הסוכן והן בתוך מסמכים שנכתבים על ידי הסוכן או נוצרים מתוך תבנית.

כדי ליצור תרשים אין צורך בידע טכני או בהכרת שפות תכנות. אתם פשוט מבקשים מהסוכן בשפה חופשית וטבעית, למשל: "צרו תרשים זרימה של..." או "הציגו את הנתונים בגרף עמודות". פולי תומכת בכל סוגי התרשימים הנתמכים על ידי מנוע Mermaid, ומתרגמת את הבקשה שלכם למבנה חזותי מתאים.

שילוב תרשימים לפי סוג הסוכן

האופן שבו תרשימים מתווספים לתוכן תלוי בסוג הסוכן שאיתו אתם עובדים:

• סוכן כללי וסוכן אקדמי: סוכנים אלה עשויים להוסיף תרשים מיוזמתם כאשר הם מזהים שהדבר תורם להבהרת ההסבר או להמחשת הנתונים.
• סוכן משפטי: הסוכן המשפטי יוסיף תרשים אך ורק כאשר תבקשו זאת ממנו במפורש. אם לא תציינו בקשה מפורשת לתרשים, התוכן יופק בטקסט רגיל.
• תבניות משפטיות: אין הבטחה לשילוב תרשימים במסמכים שנוצרים מתוך תבניות משפטיות. עם זאת, הסוכן המשפטי יכול להוסיף תרשים למסמך כאשר תבקשו זאת ממנו במפורש בשיחה.

בחירת סוג התרשים המתאים

בחירת סוג התרשים הנכון תלויה במטרה שלשמה נועד המידע. להלן סוגי תרשימים שימושיים והמטרות העיקריות שלהם:

• תהליך או קבלת החלטות: תרשים זרימה (Flowchart) מתאים להצגת שלבי עבודה, נהלים וקבלת החלטות הכוללת תנאים ("כן" או "לא").
• השתלשלות אירועים: ציר זמן (Timeline) מתאים להמחשת סדר כרונולוגי, שלבי התפתחות או אירועים היסטוריים.
• לוח זמנים לפרויקט: תרשים גאנט (Gantt) מיועד לתכנון שלבי פרויקט, מועדי ביצוע ותלויות בין משימות.
• מיפוי רעיונות: מפת חשיבה (Mind Map) מתאימה לסיעור מוחות וחלוקת נושא מרכזי לתתי-נושאים.
• השוואה על שני צירים: תרשים רביעים (Quadrant Chart) משמש להשוואה של פריטים לפי שני ממדים (כגון דחיפות מול חשיבות, או עלות מול תועלת).
• נתונים כמותיים והשוואות: גרף עמודות או גרף קווי מתאים להצגת כמויות, השוואה בין מדדים או מעקב אחר מגמות.
• חלקים מתוך שלם: תרשים עוגה (Pie Chart) מתאים להצגת יחסים בין חלקים לבין השלם ולהמחשת התפלגות באחוזים.
• יחסי גומלין וחילופי מידע: תרשים רצף (Sequence Diagram) ממחיש סדר פעולות והעברת מידע בין גורמים שונים.
• מבנה וחלוקה לקטגוריות: תרשים היררכי מתאים להצגת מבנה ארגוני, עץ החלטות או חלוקה לרמות.

ניסוח בקשה ברורה לתרשים

כדי שהסוכן ייצור תרשים מדויק וקריא, מומלץ לכלול בהנחיה שלכם את המרכיבים הבאים:

1. 1
   מטרת התרשים: מה התרשים אמור להסביר או להמחיש.
2. 2
   הפריטים והשלבים: רשימת השלבים, התחנות או נקודות המידע שחייבים להופיע.
3. 3
   כיוון הזרימה: ציינו אם התרשים צריך לזרום מלמעלה למטה או מימין לשמאל.
4. 4
   תוויות קצרות: בקשו במפורש תוויות קצרות ותמציתיות בעברית, כדי שהתרשים יישאר קריא ומאוזן.
5. 5
   הגדרת צירים בגרפים מספריים: ציינו איזה נתון יופיע בכל ציר (למשל: "השנים בציר האופקי וההכנסות בציר האנכי").
6. 6
   שמירה על גודל ממוקד: תרשימים עמוסים מדי פוגעים בקריאות. אם מדובר בתהליך ארוך הכולל שלבים רבים, עדיף לבקש מהסוכן לפצל אותו לשני תרשימים נפרדים במקום להעמיס על תרשים יחיד.

השוואה בין בקשה עמומה לבקשה ממוקדת

• בקשה עמומה: "תוסיף לי גרף על תהליך קליטת הלקוח."
• בקשה ממוקדת: "צרו תרשים זרימה של תהליך קליטת לקוח חדש, מלמעלה למטה. התרשים צריך לכלול חמישה שלבים עיקריים וצומת החלטה אחת: קבלת פנייה, איסוף מסמכים, בדיקת שלמות (כן/לא), פתיחת תיק במערכת או בקשת השלמת פרטים, ושיחת פתיחה. השתמשו בתוויות קצרות בעברית."

דוגמה לתרשים זרימה

להלן דוגמה לתרשים זרימה תמציתי המתאר תהליך קליטת לקוח:

בדיקת התרשים ודיוק המידע

תרשים שנוצר על ידי הסוכן מבוסס על טקסט שנוצר על ידי מודל שפה, ואינו מהווה מקור מידע מאומת בפני עצמו. לכן חשוב לבדוק אותו:

• אימות שלבים ומספרים: בדקו כל שלב, הגדרה או נתון מספרי אל מול חומרי המקור שלכם ואל מול מאגרי המידע בפרויקט.
• בדיקת נראות ועיבוד: אם התרשים אינו מוצג כראוי, נראה שבור או שאינו מובן, כתבו לסוכן בשיחה ובקשו ממנו לפשט את המבנה, לקצר את התוויות או לתקן את התרשים.

עדכון ושינוי של תרשים קיים

בעורך המסמכים של פולי התרשים מוצג כרכיב חזותי גמור, ולא ניתן לערוך אותו ישירות על ידי גרירה או שינוי חזותי של אלמנטים.

כדי לשנות תרשים, פנו אל הסוכן בשיחה המלווה של המסמך (למידע נוסף ראו מדריך עבודה על מסמך בשיחה עם הסוכן). תוכלו לבקש ממנו, לדוגמה:

• "הוסיפו שלב של אישור מנהל לפני פתיחת התיק."
• "שנו את כיוון התרשים כך שיזרום מימין לשמאל."
• "קצרו את התוויות בתוך התיבות לשתי מילים לכל היותר."

כלי תצוגה ושליטה בתרשים

בסרגל הפעולות שמופיע לצד התרשים עומדים לרשותכם כפתורי שליטה:

• העתק כתמונה (במכשירים מסוימים מופיע במקומו שיתוף תרשים): העתקת תמונת התרשים ללוח הגזירים לצורך הדבקה במצגות, בהודעות או במסמכים חיצוניים.
• הגדלת תרשים : פתיחת התרשים בתצוגה מוגדלת על פני המסך כולו.

לחצו להגדלה

בחלונית התצוגה המוגדלת עומדים לרשותכם כלי ניווט נוספים:

• הגדל תרשים ו-הקטן תרשים: שינוי רמת התקריב. ניתן לבצע תקריב והרחקה גם באמצעות גלגלת העכבר או מחוות צביטה במשטח מגע.
• התאמה למסך: איפוס גודל התרשים והתאמתו לגבולות המסך.
• גרירה לניווט: לחיצה וגרירה באמצעות העכבר כדי להזיז את התרשים בתוך החלון.
• העתקה או שיתוף: אפשרות להעתיק או לשתף את התרשים ישירות מתוך התצוגה המוגדלת.
• סגירה: יציאה מהתצוגה המוגדלת באמצעות לחיצה על כפתור הסגירה או לחיצה על מקש Esc במקלדת.

שימו לב: אין בממשק כפתור נפרד להורדת קובץ התרשים למחשב. כדי לשמור עותק של התרשים, השתמשו בכפתור העתק כתמונה והדביקו אותו בתוכנת עריכה או במסמך מקומי.

ייצוא מסמכים הכוללים תרשימים

בעת הורדת מסמך כקובץ Word או PDF (עיינו במדריך תרגום וייצוא ל-Word ול-PDF), המערכת ממירה את התרשימים לתמונות ומשלבת אותם בגוף הקובץ המיוצא.

דגשים חשובים בעת הייצוא:

• בדיקת הקובץ שהורד: תרשים שלא ניתן היה לעבד ולצייר כראוי בעת הייצוא עלול להופיע בקובץ הסופי כטקסט במקום כתמונה. מומלץ תמיד לפתוח את הקובץ לאחר ההורדה ולוודא שכל התרשימים מופיעים כראוי.
• עומס תרשימים במסמך: אם המסמך כולל כמות גדולה מאוד של תרשימים, ייתכן שלא כולם יומרו בהצלחה לתמונות בעת הפקת הקובץ. במקרה כזה מומלץ לפצל את התוכן למסמכים ממוקדים יותר.

סיכום חזותי במסמך אחד

במקום ליצור קובצי אינפוגרפיקה מורכבים ועמוסים, ניתן להשתמש בפולי כדי לבנות סיכום חזותי ברור, מקצועי וממוקד במסמך בודד.

מבנה מומלץ למסמך סיכום חזותי:

1. 1
   פסקת פתיחה תמציתית: הצגת הנושא, הרקע והמסקנה המרכזית בכמה שורות טקסט.
2. 2
   תרשים זרימה או גרף ממוקד: המחשת התהליך, שלבי הביצוע או התפלגות הנתונים המרכזית.
3. 3
   טבלה מרכזת: פירוט מסודר של הנתונים, בעלי התפקידים, לוחות הזמנים או המשימות (למידע נוסף עיינו במדריך ניתוח נתונים מקובצי Excel ו-CSV).

מתי לבחור בתרשים ומתי בתמונה מבוססת בינה מלאכותית?

חשוב להבחין בין שני סוגי הפלטים החזותיים במערכת:

• תרשימים וגרפים: מתאימים להצגת עובדות, שלבים מובנים, תהליכים לוגיים ומספרים. תרשימים מבניים משתמשים בתוויות ובערכים מוגדרים, אך מכיוון שהתוכן מופק על ידי בינה מלאכותית, התוויות והערכים שנוצרו עדיין דורשים בדיקה.
• תמונות מבוססות בינה מלאכותית: מיועדות בעיקר לאילוסטרציה, השראה, המחשת אווירה או דימוי חזותי כללי (ראו מדריך יצירת תמונות ועריכת תמונה קיימת). תמונות כאלו עשויות לכלול לעיתים שגיאות בטקסט או אי-דיוקים בפרטים, ולכן כאשר הדגש הוא על דיוק בנתונים, בשלבים או במלל, עדיף לבחור בתרשימים ובטבלאות.