עבודה על מסמך בשיחה עם הסוכן

עבודה עם סוכן בשיחה מאפשרת ללטש, לעדכן ולפתח מסמך קיים בתוך פרויקט באמצעות הנחיות מדויקות. מסלול זה נבדל מעריכת מסמך ושמירה אוטומטית ישירה בעורך, המתאימה להקלדה עצמאית ולתיקונים ידניים מהירים. הוא שונה גם ממסלול יצירת המסמך הראשון באמצעות תבנית: היתרון המרכזי של יצירה מתבנית מוכנה הוא כאשר קיימת במערכת תבנית ממוקדת המתאימה בדיוק לסוג המסמך שברצונכם ליצור. עם זאת, הסוכן בשיחה יכול לנהל את הפרויקט כולו, לבצע שינויים נרחבים וליצור מסמכים חדשים רבים. מדריך זה מתמקד בעבודה ממוקדת על מסמך קיים מתוך שיחה עם הסוכן.

בדיקת המסמך וההקשר לפני הפנייה

הסוכן יכול לעבוד עם מסמכי הפרויקט, והשיחה אינה נעולה למסמך בודד. המסמך הפעיל מסמן את מוקד העבודה הנוכחי, אך הסוכן אינו קורא אוטומטית את כל המסמכים בכל הודעה. חומרי מקור משמשים דרך מאגר המידע המחובר לשיחה, ושיחות אחרות בפרויקט אינן חלק מהיסטוריית השיחה הנוכחית. כאשר אתם מעוניינים לעבוד על מסמך מסוים, מומלץ לבחור בו תחילה כדי להגדירו כמסמך הפעיל. עם זאת, אין כל מניעה לבקש מהסוכן לערוך מסמך מסוים גם על ידי ציון שמו המפורש של המסמך בתוך הבקשה.

כדי להכין את סביבת העבודה בצורה מיטבית:

1. 1
   שמירת שינויים ידניים ובדיקת הגרסה: אם ערכתם את המסמך ידנית, המתינו לחיווי נשמר של השמירה האוטומטית (לפרטים ראו עריכת מסמך ושמירה אוטומטית). הסוכן נשען על הגרסה השמורה ואינו רואה טיוטות ידניות שלא נשמרו או סימוני טקסט בעורך. ודאו שאתם צופים בגרסה העדכנית ביותר של המסמך ולא בגרסה ישנה.
2. 2
   בחירת המסמך: באזור מסמכים בסרגל הפרויקט, לחצו על המסמך שברצונכם לעבוד עליו כדי להציגו כמסמך הפעיל.
3. 3
   בחירת שיחה או פתיחת שיחה חדשה: תחת כותרת האזור שיחות בסרגל הצד, בחרו שיחה קיימת או לחצו על שיחה חדשה.
4. 4
   לפני שליחת הבקשה, מומלץ לבדוק את שורת ההקשר בראש השיחה. ודאו ששם הפרויקט, שם המסמך הפעיל, הסוכן שנבחר ומאגר המידע מתאימים למשימתכם. המערכת קובעת את המסמך הפעיל לפי הניווט.

ניסוח בקשה ממוקדת

בקשה יעילה לסוכן מגדירה בבירור מה לשנות, היכן לשנות ומה יש להשאיר ללא שינוי. הגדרה ממוקדת עוזרת לצמצם שכתובים מיותרים של חלקים תקינים במסמך. אם המסמך אינו מוגדר כמסמך הפעיל בראש השיחה, ציינו את שמו המדויק בפנייתכם כדי להכווין את הסוכן לקובץ הנכון.

דוגמה לבקשה ממוקדת עבור כתב טענות משפטי:

"במסמך כתב התביעה, בסעיף הרקע העובדתי, אני מבקש לקצר את פסקת הפתיחה כך שתציג את השתלשלות האירועים באופן תמציתי וחד, תוך שמירה מדויקת על התאריכים, שמות הצדדים והסכומים המופיעים בה, וללא הוספת עובדות או טענות חדשות."

הנחיות ארוכות במיוחד עשויות להיתקל במגבלות אורך בתיבת הכתיבה. אם נדרש תוכן נרחב מאוד או הסתמכות על מקורות מרובים, מומלץ לחבר מאגרי מידע מתאימים לשיחה או לחלק את הבקשה למספר שלבי עבודה ממוקדים.

מעבר לעריכה ממוקדת של מסמך קיים, תוכלו להיעזר בסוכן למגוון בקשות ופעולות נוספות בפרויקט:

• יצירת מסמכים חדשים: ״תכין מסמך חדש שמפרט את תמצית הטענות לקראת הדיון הקרוב.״
• בירור מידע ומקורות: ״איזה קבצים יש במאגר המידע?״ או ״אילו נתונים קיימים בחומרי הרקע לגבי מועד המסירה?״
• ייצוא והורדה: ״תן לי את המסמך כקובץ וורד.״
• סקירה והשוואה: ״סכם את עיקרי הפערים בין כתב התביעה לבין חומרי הרקע.״

לחצו להגדלה

בדיקת השינויים והגרסאות במסמך

לאחר שהסוכן משיב, אין להסתפק בקריאת המענה בשיחה בלבד:

• הצגת השינויים במסמך: לחצו על השוואת שינויים לצד בורר הגרסה עם סמל השעון. ההשוואה מציגה את ההבדלים בין הגרסה שבחרתם לגרסה שקדמה לה. לבחירת גרסה אחרת, פתחו את הבורר גרסה ובחרו ברשימה.

• בדיקת גוף המסמך: עברו ישירות למסמך ובדקו את הפסקה שהשתנתה, את הדיוק העובדתי ואת שטף הניסוח. מענה בצ'אט עשוי להציג הצעות או לבצע עריכה, אך אינו מהווה אישור סופי לנכונות התוצאה.

• מעקב גרסאות: בדקו את רשימת הגרסאות של המסמך. שימו לב שלא כל הודעה או פעולה של הסוכן מייצרת גרסה חדשה באופן אוטומטי.

• צפייה בגרסאות ישנות: אם עברתם לגרסה קודמת, תופיע ההודעה אתם צופים בגרסה ישנה לצד האפשרות חזרה לגרסה האחרונה. צפייה בגרסה קודמת אינה משחזרת אותה. ודאו תמיד שאתם נמצאים בגרסה האחרונה לפני המשך עבודה. שימו לב שקישורים למסמך עשויים להוביל לגרסה מסוימת ללא הצגת השוואת שינויים אוטומטית.

עצירת פעולה והמשך עבודה בטוח

• עצירת הסוכן: אם ברצונכם להפסיק מענה שנמצא בתהליך יצירה, לחצו על כפתור עצירת הסוכן. פעולה זו עוצרת את פעולת השיחה הנוכחית, אך אינה מבטלת או משחזרת שינויים שכבר נרשמו במסמך. לאחר עצירה, בדקו את גוף המסמך ואת היסטוריית הגרסאות.
• שינוי שם המסמך: כדי לשנות את שם המסמך, השתמשו בתפריט אפשרויות למסמך > שינוי שם בסרגל המסמכים, ולא דרך עריכת כותרת השיחה.