ניתוח נתונים מקובצי Excel ו-CSV

פולי מאפשרת לכם להעלות גיליונות נתונים וקובצי טבלאות בפורמט Excel ו-CSV, לשאול עליהם שאלות ממוקדות בשיחה עם הסוכן או במהלך כתיבת מסמך, ולהפיק סיכומים, טבלאות ותרשימים מבוססי נתונים. בסיום הניתוח תוכלו לייצא את התוצאות כקובצי גיליון אלקטרוני, כקובצי Word או PDF, ולהמשיך לעבוד איתן בתוכנות חיצוניות. במדריך זה תלמדו כיצד להכין את הקבצים לקראת עיבוד, כיצד לנסח פניות מדויקות, כיצד לוודא את נכונות התחשיבים, וכיצד להוריד את התוצרים למחשבכם.

הכנת הקובץ והעלאתו למאגר מידע

כדי שהסוכן יוכל לגשת לנתונים, יש לצרף את קובץ הגיליון האלקטרוני למאגר מידע. המערכת תומכת בקובצי Excel בסיומת .xlsx ובקובצי נתונים מופרדים בפסיקים בסיומת .csv.

להנחיות מלאות על תהליך ההעלאה, מגבלות גודל הקובץ ומשמעות סטטוסי העיבוד (מעבד, מוכן, שגיאה), עיינו במדריך יצירת מאגר מידע והוספת מקורות. לפני שתפנו לשאול שאלות על הנתונים, ודאו תמיד שהקובץ סיים את שלב העיבוד ונמצא בסטטוס מוכן.

לחצו להגדלה

כדי להקל על קריאת הנתונים ועל תהליך הניתוח, מומלץ להקפיד על הכללים הבאים בעת הכנת הקובץ:

• שורת כותרת יחידה וברורה: הגדירו שורת כותרת אחת בלבד בראש הגיליון, המכילה שמות עמודות ייחודיים, ברורים ועקביים (כגון תאריך, סניף, סכום, כמות). הימנעו מכותרות כפולות או משורות ריקות מעל שורת הכותרות הראשית.
• הימנעות מתאים ממוזגים: תאים ממוזגים (Merged Cells) עלולים לשבש את זיהוי השורות, להציב ערכים בעמודות שגויות ולהטעות את מנגנון הניתוח. שמרו על מבנה טבלאי פשוט שבו לכל תא יש שורה ועמודה מוגדרות היטב.
• הסרת גיליונות שאינם רלוונטיים: אם קובץ ה-Excel כולל מספר גיליונות עבודה, מחקו או פצלו גיליונות טיוטה, הערות שוליים או תרשימים שאינם נדרשים לניתוח הנוכחי. גיליון ממוקד מצמצם אי-הבנות ומאפשר לסוכן לאתר את המידע הנחוץ בקלות.
• נתונים גולמיים מול נוסחאות: המערכת קוראת את המידע הטבלאי, אך אין הבטחה לשימור של נוסחאות מורכבות, קישורים בין גיליונות או טבלאות ציר (Pivot Tables) מהקובץ המקורי. ודאו שהערכים הדרושים לניתוח מופיעים כנתונים גלויים בגיליון.
• הגנה על מידע רגיש: אם גיליון הנתונים כולל פרטים אישיים מזהים, נתוני לקוחות, שכר או מידע עסקי סודי, קבלו החלטה לגבי השמטה או הסוואה של פרטים אלה לפני ההעלאה. להרחבה ראו אנונימיזציה של מסמכים לפני העלאה.

ניסוח שאלות וניתוח נתונים מול הסוכן

את הניתוח תוכלו לבצע בשתי דרכים עיקריות: בשיחה עם סוכן בתוך פרויקט שבו מאגר המידע המכיל את הקובץ מחובר לשיחה (ראו שימוש במאגרי מידע במסמך ובשיחה עם הסוכן וכן שיחות עם הסוכן בפרויקט), או בעת יצירת מסמך חדש שבו בחרתם במאגר המידע הרלוונטי (ראו יצירת המסמך הראשון).

כדי לקבל מענה ממוקד, נסחו את הבקשה בצורה מפורשת:

1. 1
   נקבו בשם הקובץ ובשמות העמודות: ציינו את שם הקובץ המדויק ואת העמודות שבהן יש להשתמש (למשל: "על בסיס עמודה 'סכום' ועמודה 'קטגוריה' בקובץ המכירות"). אם מדובר בקובץ Excel מרובה גיליונות, ציינו גם את שם הגיליון המבוקש.
2. 2
   הגדירו את אופי החישוב או החיתוך:

   • סיכומי סך הכל וממוצעים לפי חיתוך קטגוריאלי מסוים.
   • זיהוי מגמות ושינויים על פני תקופות זמן (לפי חודשים, רבעונים או שנים).
   • איתור הפריטים המובילים או הנמוכים ביותר (Top items).
   • השוואות ישירות בין קבוצות, מחלקות או אזורים גאוגרפיים.
3. 3
   דרשו את תבנית הפלט המבוקשת: הגדירו מראש כיצד אתם רוצים לקבל את הממצאים:

   • טבלה מסודרת בעלת שמות עמודות מוגדרים.
   • תרשים חזותי כגון תרשים עמודות או תרשים קווי (ראו יצירת תרשימים וגרפים).
   • סיכום מילולי מלווה בהדגשת תובנות מרכזיות לצד הנתונים.

עיבוד נתונים, דיוק ובדיקת הממצאים

בעת ביצוע הניתוח, המערכת מנסה לקרוא את מלוא הנתונים שסופקו בקובץ, בכפוף למגבלות העיבוד. הסוכן יכול לכתוב ולהריץ קוד כדי לחשב, לסנן ולעבד את הנתונים ביעילות.

עם זאת, חשוב להבין את גבולות היכולת ולהקפיד על בדיקה זהירה:

• אופי העיבוד: הניתוח אינו מוגבל לקריאת טקסט בלבד והמודל אינו נדרש לחשב כל פעולה אריתמטית בכוחות עצמו, שכן עומדת לרשותו היכולת לבצע תחשיבים באמצעות קוד. לצד זאת, אין הבטחה שכל שורה בכל גיליון נקראה במלואה, או שכל פנייה אכן הפעילה הרצת קוד בפועל.
• היקף ניתוח הנתונים: מגבלות גודל הקובץ להעלאה אינן מבטיחות שכל השורות או הגיליונות נותחו בפועל. מומלץ לשאול את הסוכן במפורש אילו נתונים עובדו ואילו חלקים נכללו בחישוב.
• דרישת שקיפות מהסוכן: מומלץ לבקש מהסוכן לציין במפורש בתשובתו באילו קבצים, גיליונות ועמודות השתמש, אילו מסננים הופעלו, מהי שיטת העיבוד שננקטה, והאם קיימים נתונים חלקיים שהושמטו מסיבה כלשהי.
• בדיקה מדגמית מול קובץ המקור: טעויות בקריאת הנתונים, בחישובים או בקוד שנוצר עדיין אפשריות. בצעו תמיד בדיקה מדגמית (Spot-check) של נתוני מפתח: השוו סכומי ביקורת כוללים (Totals) או סננו את אותן השורות בתוכנת הגיליון האלקטרוני המקורית שלכם כדי לוודא שהמספרים תואמים.
• מסקנות משמעותיות: כל החלטה עסקית, פיננסית, משפטית או אקדמית בעלת משקל מחייבת אימות עצמאי ובלתי תלוי של הנתונים והחישובים. למידע נוסף על הצלבת מידע עיינו במדריך אימות מקורות לפני הגשה.

הורדה וייצוא של התוצאות מחוץ לפולי

לאחר שהפקתם טבלאות ותרשימים, תוכלו להוריד אותם ישירות לעבודה מחוץ למערכת:

• הורדת טבלה בודדת: לצד כל טבלה שנוצרת במסמך או בחלון השיחה מופיע פקד בשם הורדת הטבלה כקובץ Excel. לחיצה עליו מורידה מיד קובץ גיליון אלקטרוני הכולל את נתוני אותה טבלה.
• ייצוא מרוכז של טבלאות ממסמך: בסרגל הכלים של עורך המסמכים קיים הפקד הורדת טבלאות Excel. פקד זה מאפשר לבחור הורדה של טבלה מסוימת, או לבחור באפשרות כל הטבלאות (חוברת עבודה אחת) המורידה קובץ Excel יחיד שבו כל טבלה מהמסמך מופיעה בגיליון נפרד. אם היקף הטבלאות חורג ממגבלות הייצוא של המערכת, תוצג הודעה המבקשת להוריד כל טבלה בנפרד.
• בקשת קבצים בשיחה: במהלך שיחה עם הסוכן, באפשרותכם לבקש במפורש הפקת קובץ Excel, Word או PDF של תוצאות הניתוח. כאשר הסוכן מפיק את הקובץ, מופיע כפתור הורדה ייעודי בתוך חלון השיחה (ראו עבודה על מסמך בשיחה עם הסוכן).
• ייצוא תרשימים: תרשימים וגרפים שנוצרו בפולי משתלבים באופן אוטומטי בעת ייצוא המסמך לקובצי Word ו-PDF כתמונות מוטמעות (ראו תרגום וייצוא ל-Word ול-PDF וכן יצירת תרשימים וגרפים).

דוגמה מעשית: ניתוח מכירות לפי סניפים

נניח שהעליתם למאגר המידע קובץ בשם sales_q1.xlsx, המכיל נתוני מכירות חודשיים בעמודות: חודש, סניף, קטגוריה וכן סכום מכירה.

פנייה ראשונה: בקשת טבלת סיכום

כדי לקבל סיכום רבעוני לפי סניפים, תוכלו לנסח פנייה כזו:

על בסיס קובץ sales_q1.xlsx, אנא סכמו את סך המכירות עבור כל סניף ברבעון הראשון (חודשים ינואר עד מרץ). הציגו את הנתונים בטבלה מסודרת עם העמודות: סניף, סך מכירות בש״ח, ושיעור מסך כלל המכירות ברבעון. אנא ציינו באילו עמודות ומסננים השתמשתם, והאם כל השורות בקובץ נכללו בחישוב.

בתגובה, הסוכן יציג טבלת נתונים (המספרים בדוגמה זו מומצאים ונועדו להמחשה בלבד):

לצד הטבלה יופיע הפקד הורדת הטבלה כקובץ Excel המאפשר להוריד את הנתונים לקובץ גיליון אלקטרוני.

פניית המשך: בקשת תרשים חזותי

כעת תוכלו לבקש להמיר את הממצאים לתרשים חזותי:

בהתבסס על הנתונים בטבלה שחישבת, אנא צרו תרשים עמודות המציג את סך המכירות לפי סניף, כדי שנוכל לראות את פערי המכירות בצורה ברורה במסמך.

לאחר יצירת התרשים, בדקו היטב את תוויות הצירים, שמות הסניפים והערכים המספריים המוצגים בו מול נתוני הטבלה והקובץ המקורי כדי לוודא התאמה מלאה. אם שילבתם את התרשים בתוך מסמך, הוא ייכלל כתמונה מוטמעת בעת ייצוא המסמך ל-Word או ל-PDF (ייצוא מסמכים חל על תרשימים המשובצים במסמך, ואינו כולל באופן אוטומטי תרשים שנוצר בחלון השיחה בלבד).